「すみません、この資料の修正、今日中にできますか？」「あ、はい……（今日は早く帰りたいのに）」
時計の針は19時過ぎ。カチカチというキーボードの音だけが響くオフィス。
「なんで私だけ、こんなに仕事が遅いんだろう？」
こんにちは、エディターの陽菜です。 ITスキルなし、ExcelはSUM関数が限界だった私ですが、ある「相棒」を見つけてから人生が変わりました。
そう、ChatGPTです。
最初は「AIなんて意識高い系のツールでしょ？」と思っていました。 でも、勇気を出して面倒な仕事を投げてみたら……
- 20分悩んでいたメールが3秒で完成
- 1時間かかっていたExcelエラー特定が1分で解決
- 会議の議事録がトイレに行っている間に終了
「私、今まで時間を無駄にしてたんだ」
そう気づいた瞬間でした。この記事は、PCが苦手な事務職OLのあなたに贈る、「残業地獄からの脱出マニュアル」です。理論はいいから、まずは明日使える「魔法の呪文（プロンプト）」をコピペして使ってみてください。ChatGPTから返ってきた返答を参考にメール等を作成するだけでも時短になります。
あなたの時間は、もっと自分のために使っていいんです。
■ 第1章：【メール・文章作成編】気を遣う時間を「0秒」にする
事務職の時間を最も削っているのが感情労働です。「この言い方だと失礼かな？」「クッション言葉はどうしよう」……その悩み、AIなら0秒で解決します。
1. 「お断り」メール（角を立てずにNOと言う）
気の進まない飲み会、無理な納期の依頼。断るのってエネルギーがいりますよね。
▼コピペ用プロンプト
あなたは「気配りの達人」であるベテラン秘書です。
以下の状況で、相手に不快感を与えず、かつ明確に「NO」を伝えるメールを作成してください。・相手：取引先の〇〇様
・用件：新規プロジェクトの依頼を断りたい
・理由：現在リソースが不足しており、品質を担保できないため
・トーン：非常に丁寧、感謝を伝えつつ、今回は辞退する。将来の可能性は残す。
2. 「催促」メール（柔らかく、でも確実に急かす）
返信がないあの件。強すぎる文面だと怖いし、弱すぎると無視される。絶妙なラインをAIが作ります。
▼コピペ用プロンプト
以下の条件で、未回答の件についての催促メールを作成してください。
・相手：社内の他部署の田中さん（先輩）
・件名：先週依頼した「アンケート集計」について
・状況：期限を2日過ぎている。明日中に必要。
・トーン：相手の忙しさを気遣う「クッション言葉」を使用しつつ、締切は譲れないことを伝える。
・文字数：200文字程度で簡潔に。
3. 「謝罪」メール（炎上を防ぐ冷静な文章）
ミスをしてパニックになっている時に書くメールは危険です。冷静なAIに任せましょう。
▼コピペ用プロンプト
あなたはクレーム対応のプロフェッショナルです。
私のミスに対する謝罪メールを作成してください。・相手：クライアント
・ミス内容：請求書の金額を間違えて送付した（10万円を100万円と記載）
・対応：正しい請求書を添付して再送する
・構成：謝罪 → 原因（単純な入力ミス） → 再発防止策（ダブルチェックの徹底） → お詫び
■ 第2章：【Excel・データ処理編】「脱・関数アレルギー」宣言
「エラーが出る」「関数がわからない」。そのたびにGoogle検索して1時間……なんてザラですよね。AIは「世界一優しいPCの先生」です。怒らず何度でも教えてくれます。
4. やりたいことから「関数」を教えてもらう
関数名（VLOOKUPとかIFとか）を覚えていなくても大丈夫。「やりたいこと」を伝えればOKです。
▼コピペ用プロンプト
Excelについて教えてください。
「A列に氏名（山田 太郎）が入っています。これをB列に『山田』、C列に『太郎』と分けたい」です。
どのような関数を使えばいいですか？ 初心者でもわかるように手順と式を教えて。
5. 謎のエラー原因を特定する
「#N/A」が出ても焦らないで。AIにエラー画面の状況を伝えるだけ。
▼コピペ用プロンプト
ExcelでVLOOKUP関数を使ったら「#N/A」というエラーが出ました。
式は「=VLOOKUP(A2, D:E, 2, FALSE)」です。
考えられる原因と、修正方法を3つ挙げてください。
6. 【上級】マクロ（VBA）でルーティンを自動化
ここが一番の「沼」であり「魔法」です。プログラミングができなくても、AIにコードを書かせれば「ボタン一つで終わるツール」が作れます。
▼コピペ用プロンプト
Excelのマクロ（VBA）コードを書いてください。
・やりたいこと
1.「Sheet1」にあるデータをすべてPDFに変換する。
2.保存先はデスクトップ。
3.ファイル名は「請求書_（今日の日付）」にする。
このコードをどこに貼り付ければいいかも、中学生でもわかるように教えてください。
■ 第3章：【企画・アイデア出し編】「一人ブレスト」で脳を拡張する
企画書、キャッチコピー、社内イベントの案。「何も思いつかない」と白い画面を見つめる時間をゼロにします。
7. キャッチコピーの量産（質より量！）
自分一人だと3つしか出ない案も、AIなら30個出せます。選ぶのはあなた、出すのはAIです。
▼コピペ用プロンプト
あなたはプロのコピーライターです。
20代女性向けの「新しい入浴剤」のキャッチコピーを30個考えてください。・商品の特徴：炭酸ガスで発汗、香りが高級ホテル風、パッケージがおしゃれ
・ターゲット：仕事に疲れたOL
・訴求軸①癒やし・リラックス重視
②デトックス・美容重視
③自分へのご褒美重視
それぞれの軸で10個ずつ作成して。
8. 会議のアジェンダ（進行台本）作成
会議が長引く原因は「準備不足」。AIに進行表を作らせて、あなたは司会進行に徹しましょう。
▼コピペ用プロンプト
来週の「忘年会幹事ミーティング」のアジェンダ（進行表）を作ってください。
・会議時間：60分
・決めるべきこと：日時、場所の候補、予算、役割分担
・参加者：4名
時間を区切って、ダラダラしない進行案にしてください。
■ 第4章：【要約・学習・メンタル編】キャリアと心を整える
仕事の効率化だけでなく、自分の「市場価値」を高めたり、メンタルを守るためにもAIは使えます。
9. 長文ニュース・資料の要約
「読むのが面倒くさい」長文メールやPDFの中身を、3行で把握します。
▼コピペ用プロンプト
以下の文章は、業界の最新トレンドに関するレポートです。
忙しい私でも内容を把握できるように、
・重要なポイント3つ
・私たちが注意すべきこと
・結論
に絞って、箇条書きで要約してください。（ここに文章を貼り付け）
10. モヤモヤの言語化（メンタルケア）
誰にも言えない愚痴や不安。AIは24時間365日、否定せずに聞いてくれます。
▼コピペ用プロンプト
あなたは優秀なカウンセラーであり、私の優しい友人です。
今、仕事でモヤモヤしていて、話を聞いてほしいです。
アドバイスは不要で、まずは私の気持ちに共感し、整理を手伝ってください。（今の気持ち：上司の指示がコロコロ変わって、そのたびに振り回されてしんどい。頑張っても評価されていない気がする…など自由に書く）
■ 第5章：【奥義】「Custom Instructions」でAIを自分色に染める
毎回「あなたはプロの秘書です」と入力するのは面倒ですよね？ ChatGPTの「カスタム指示（Custom Instructions）」機能を使えば、その手間すら省けます。
これさえ入れればOK。「最強の設定文」
設定画面の「ChatGPTにどのように応答してほしいですか？」という欄に、以下を保存しておきましょう。
・あなたは優秀なビジネスパートナーであり、私の専属秘書です。
・回答は常に「結論ファースト」で書いてください。
・敬語は使いますが、堅苦しい表現は避け、読みやすさを重視してください。
・ビジネスメールを作成する際は、件名と本文をセットにしてください。
・私が何かを質問した際、情報が不足している場合は、勝手に推測せず「〇〇の情報も必要ですか？」と逆に質問してください。
・表形式で出力できるものは、積極的に表（テーブル）にしてください。
これを入れておくだけで、あなたのChatGPTは「何も言わなくても察してくれるスーパー秘書」に進化します。
カスタム指示設定方法
- まずChatGPT画面のサイドバー1番下にある自分のプロフィール（名前・アイコン）をクリックして設定を開く
- 次にパーソナライズを開き、カスタマイズを有効化をオン
- パーソナライズ内にカスタマイズ指示があるので、そこに希望のプロンプトを入力で完成！
Chatgptの文章が堅いなと思う時はパーソナライズ内の「基本的なスタイルとトーン」で好みのトーンを選ぶこともできます。
おわりに：定時退社したその後に
AIを使って時短することは、「サボり」ではありません。 それは、あなたが「本来やるべきこと」や「自分の人生を楽しむ時間」を取り戻すための賢い戦略です。
浮いた時間で、ゆっくりお風呂に入ってもいい。 新しいスキルを学んでもいい。 ただぼーっとしてもいい。好きな時間を楽しみましょう！
